10 razones para externalizar el mantenimiento de tu empresa

Hasta hace unos años no se le daba la importancia necesaria al mantenimiento. Era el equipo de producción el que gestionaba el mantenimiento lo que derivaba en tareas puramente correctivas por lo que el mantenimiento se consideraba un gasto.

La necesidad de ser más productivos, el aumento de la competencia y la tendencia a la especialización de las empresas está cambiando esta forma de pensar. Ahora se vuelve a poner en valor a los departamentos de mantenimiento, obligados a reducir costes, averías y el dinero inmovilizado como repuestos.

El outsourcing o externalización del mantenimiento fue utilizado por primera vez hace unos 50 años por las empresas manufactureras y desde entonces se ha extendido por todo el mundo y todas las industrias. Si bien la razón principal de externalizar el mantenimiento siempre ha sido la reducción de costes, ahora también se usa cada vez más como una herramienta estratégica para obtener una ventaja competitiva.

¿Quieres conocer las 10 principales razones para externalizar tu mantenimiento? Te las contamos:

Más del 90% de los costes de un servicio de mantenimiento se deben a los recursos humanos. Antes de comenzar los trabajos, desde la selección y contratación, el cliente puede tener un gran ahorro de costes en la creación del equipo si lo delega a una empresa especializada. Incluso con la formación y los aspectos relativos a la prevención de riesgos.

Durante el servicio, minimizar los tiempos de incorporación y la formación de los nuevos recursos también tiene una importancia vital. Las empresas especializadas en mantenimiento, como IONTEC, disponemos de un amplio vivero de candidatos actualizado y siempre estamos buscando talento nuevo. También tenemos sinergias con centros de Formación Profesional y Universidades. Del mismo modo la gestión de los turnos de trabajo, el control de los recursos y los horarios se delegan en el proveedor del mantenimiento.

Además, es importante recalcar el ahorro de tiempo en el estudio de las restricciones y normativas legales aplicables así como en negociaciones sociales.

Tradicionalmente el mantenimiento se ha considerado un coste fijo (y lamentablemente un gasto y no una inversión). Al externalizar se consigue mejorar el equilibrio entre el coste y las ventas al convertir esos costes fijos en variables.

Además, muchas empresas optan por confiar en un único proveedor el mantenimiento integral de sus instalaciones. Así puedes centralizar los gastos y la gestión de los mismos, aplicando economías de escala en caso de aumento del alcance del contrato o las instalaciones y aplicando métodos de pago flexibles o asociados incluso a los KPIs.

Con el equipo creado, será el proveedor el responsable de asegurar la escalabilidad del servicio, los perfiles técnicos necesarios y la retención del talento.

En IONTEC, buscamos una formación técnica constante, ya sea interna o externa con integradores y fabricantes, el equilibrio de perfiles diversificados, la promoción interna y personal con una perspectiva fresca y actualizada con un plan de carrera que les motive.

Un aspecto muy importante para decidir externalizar el mantenimiento es la fuerte inversión inicial para poner el marcha el equipo. Si lo externalizas esta inversión la hace el proveedor del servicio, sobre todo con las herramientas, el vestuario laboral y los equipos de protección individual (EPIs).

Con la externalización, el cliente consigue reducir esos costes iniciales y liberar ese capital inicial necesario para otras operaciones.

Así mismo, el proveedor se encargará de optimizar el nivel de existencias del almacén y de reducir la inversión en repuestos, maximizando el valor del presupuesto para sacarle el mayor rendimiento.

El mantenimiento es un área de conocimiento muy especializado. No disponer de esos conocimientos puede derivar en una estructura deficiente, una toma de decisiones errónea, falta de organización y gestión así como falta de planificación y previsión, lo que afecta a la cifra de negocio de la empresa, asumiendo gastos innecesarios.

Hay muchos tipos de mantenimiento y muchas estrategias aplicables.

Por eso en IONTEC definimos desde el inicio una estructura clara del equipo y una organización basada en la criticidad de cada uno de los equipos. Si en tu empresa solo se realizan mantenimientos correctivos, reparaciones imprevistas tras una rotura, existe un amplio campo de mejora posible.

Externalizar el mantenimiento supone, siempre, conseguir tiempo extra para el personal interno, aliviando su carga de trabajo, de modo que el cliente puede dedicar más tiempo y recursos a las actividades propias del negocio de la empresa.

Una buena estrategia organizativa y un buen plan de mantenimiento preventivo deriva en la reducción del riesgo de la instalación. ¿Cuál es el riesgo de que se rompa un determinado elemento o equipo? ¿Qué coste tiene para la producción? ¿Cuánto tarda en repararse?

Es necesario, además, buscar un equilibrio entre el coste y las habilidades y experiencia del equipo de mantenimiento, de acuerdo con el riesgo y la criticidad del propio mantenimiento.

La estandarización es uno de los pilares del mantenimiento. A través de la estandarización, se promueve la eficiencia y la optimización de las tareas, se reducen los accidentes y sus costes asociados, se facilitan las labores de auditoría y evaluación, se reducen los tiempos de reparación y se asegura el máximo rendimiento y mínimo desperdicio.

Con la mejora continua se optimiza de un modo iterativo el plan preventivo, se mejora la comunicación con otros departamentos, se optimizan las tareas y los recursos y se mejoran los protocolos y canales de comunicación.

Una buena empresa de mantenimiento será capaz de realizar estas actividades de un modo transparente para el cliente.

Disponer de un proceso sistemático de la mejora continua no solo aumenta la calidad sino que genera la necesidad progresiva de un menor número de recursos, optimizando los costes.

Si el proveedor del servicio dispone, además, de ingeniería propia se puede ahorrar mucho tiempo y dinero en la implantación de mejoras en las máquinas, mejorando mucho la imagen del departamento de mantenimiento ante el resto de departamentos.

Las empresas especializadas en mantenimiento disponen de metodologías de trabajo propias y probadas que generan resultados predecibles, pudiendo garantizar la consecución de los objetivos e incluso alinearlos con el contrato.

Muchos proveedores incluyen en sus servicios las licencias del software GMAO lo que proporciona mayor y mejor información acerca de la instalación, así como informes de interés para poner en valor el equipo de mantenimiento.

Si disminuyen las averías, mayor será la fiabilidad y disponibilidad de las máquinas derivando en un mejor resultado de toda la planta productiva.

En un entorno empresarial cada vez más complejo y altamente competitivo, las organizaciones se están viendo obligadas a la externalización de actividades no-core para maximizar el valor, reducir el riesgo y mejorar su posicionamiento en el mercado, bajo cualquiera de las modalidades de contratación. Y a medida que más ejecutivos reconocen la importancia estratégica de la externalización, existe una creciente creencia de que los modelos convencionales ya no cumplirán su propósito.

¿Por qué gastar de más en estos costes ocultos cuando el dinero puede reinvertirse en innovación, desarrollo de productos y crecimiento sostenible?

Teniendo en cuenta todas las ventajas de externalizar el mantenimiento, es una poderosa herramienta económica que coloca a las empresas por delante de la competencia.

Siguiendo las mejores prácticas y la asociación con proveedores fiables, no solo se reducen los costes, sino que también se obtiene un aliado comercial experimentado, que impulse la innovación, mitigue los riesgos, gane flexibilidad y tenga la capacidad de escalar rápidamente, aprovechando las operaciones durante todo el día.

Ignorar estos beneficios de la externalización significa no solo perder oportunidades, sino también perder una ventaja competitiva respecto a la competencia.