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La transformación digital. Soluciones, proceso y ventajas

En esta era digital, la automatización de los procesos es clave tanto en el desarrollo las empresas como en la vida cotidiana. Pero ¿qué es realmente la digitalización?

abril 27, 2022

Alex Martínez

Técnico Superior en Marketing y Publicidad especializado en la gestión de Redes Sociales.

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Según PwC, en España el 82% de las empresas españolas llevan a cabo procesos de digitalización para aumentar sus ingresos y se estima que la digitalización repercute de forma directa hasta en un 25% en la productividad de una empresa.

Pero ¿qué es la digitalización de una empresa?

Se puede resumir como el proceso que convierte los medios analógicos en métodos digitales, usando las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación). Se trata de integrar, en definitiva, las tecnologías digitales en la dinámica de trabajo de la empresa, ya sea una compañía que ofrezca productos físicos o servicios inmateriales.

Uno de los ejemplos más claros se muestra en los documentos y procesos que históricamente se han trabajado en papel y se pueden sustituir por gestores digitales para su almacenamiento.

En los últimos años la digitalización se ha relacionado con la deslocalización y el teletrabajo de los empleados pero va mucho más allá, involucrando todos los departamentos y procesos de negocio.

Decálogo de soluciones tecnológicas para la digitalización de empresas

La Cámara de Comercio de España, en colaboración con el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, elaboró un estudio exhaustivo en el que describe el estado actual de la digitalización de las pequeñas y medianas empresas, identificando el siguiente decálogo de soluciones:

  • Conectividad de banda ancha fija y móvil
  • Plataformas de gestión inteligente de contactos multicanal (CRM)
  • Aplicaciones digitales de Gestión y Ofimática
  • Puestos de trabajos digitales con fuerte componente de movilidad.
  • Aplicaciones de copias de seguridad en la nube
  • Páginas webs y tiendas online para aumentar el foco comercial
  • Servicios y dispositivos para digitalizar los locales y demás puntos de contacto físico con el cliente
  • Aplicaciones de seguridad básicas, como limpieza del correo electrónico, protección de la información y de la red y navegación web segura
  • Plataformas IoT para reducir costes en actividades como recogida automática de la información o gestión de flotas
  • Servicios de Business Intelligence o Big Data, para mejorar la gestión incorporando técnicas que transformen los datos recopilados en todos los procesos

Proceso de digitalización

A la hora de embarcarse en la digitalización no hay reglas generales, cada empresa tiene sus propias necesidades y tiempos, pero si que es cierto que hay una serie de etapas que todas ellas debe atravesar:

Etapa 1: Diagnóstico

Lo primero es realizar un análisis de la situación actual, midiendo la madurez digital de la empresa, como paso previo para identificar sus debilidades y amenazas. La salida de esta etapa será el conjunto de puntos sobre los que actuar, priorizados según el negocio de la empresa.

Etapa 2: Plan de digitalización

Se trata de lanzar un proyecto por cada punto identificado en el paso anterior, desde el análisis de viabilidad hasta su implantación, generando una completa hoja de ruta de la digitalización. Es muy importante en esta etapa involucrar a todos los departamentos implicados y establecer un órgano de gestión común, que supervise todos los proyectos que se lancen en paralelo.

Etapa 3: Gestión del cambio

Todos tenemos cierta resistencia a los cambios y ser capaces de gestionar esa resistencia es de vital importancia para el éxito del proyecto en su conjunto. En IONTEC entendemos la gestión del cambio como la unión de la comunicación, la formación y el soporte personalizado.

Etapa 4: Evaluación de resultados

Y como en todo proceso de mejora, debemos analizar posteriormente los resultados obtenidos cuantificando, incluso, su repercusión económica en la empresa.

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Importancia de digitalización de empresas.

Existen muchos beneficios en la digitalización, entre ellos:

  • Agilizar los procesos

Permite automatizar y sistematizar aquellos procesos que nos permiten tener el control real sobre las acciones, permitiendo así la gestión y organización interna de la empresa, reduciendo el margen de error.

  • Incrementar la productividad y reducir los costes

A través de nuevas herramientas, incluyendo la nube, se recortan los desplazamientos para la comunicación entre departamentos, ahorrando tiempo y gastos de la empresa.

A su vez, el incremento de la productividad viene dado por la optimización de recursos y la gestión de tiempo en las tareas, lo que permite liberar equipos y focalizarse más en sus objetivos.

  • Mejorar la gestión y las operaciones

Mejorando las decisiones de gestión tenemos como resultado el aumento de competitividad y rentabilidad en procesos. Gracias a las nuevas herramientas las empresas son más efectivas, se realizan más tareas en menos tiempo con beneficios inmediatos. La información se mueve en tiempo real con canales digitales que favorecen la toma de decisiones.

  • Optimizar la experiencia y mejorar la comunicación con tus clientes

Es diferencial tu relación con los clientes y como estos se sienten con tu empresa. Aunque tu negocio no sea online, tus potenciales clientes buscarán información de tu empresa a través de Internet, por lo que tener toda la información de tu empresa online, hará que te posiciones frente a la competencia.

Pero Internet es más que un escaparate online para tu negocio, es tu mejor aliado, una vía para reforzar ingresos y potenciar nuevas líneas de negocio.

  • Aumentar la satisfacción de tus trabajadores

Es un hecho que la experiencia del usuario debe tener la misma importancia que la satisfacción de tus trabajadores, ya que ellos son la mayor imagen de marca para tu empresa. Tenerlos motivados tiene como resultado una mayor productividad, un aliciente para ello es el uso de herramientas digitales lo que les restará tiempo en sus tareas y enfocarse más en los objetivos marcados.

  • Aumentar el conocimiento de tu negocio

El objeto de más valor en este momento es la información, pero de nada sirve tener información si no consigues entenderla o desgranarla. Por ello la creación de herramientas de medición te permite obtener toda esa información de los usuarios para así mejorar tu estrategia y poder aumentar los beneficios.

«La digitalización es un proceso necesario adaptar tu compañía a las nuevas demandas del mundo actual, así como para conseguir una empresa altamente eficiente y rentable.

El mundo va a cambiar más en los próximos 20 años que en toda la historia de la humanidad, es el momento se subirse a esta ola.»
Rubén Collado, CEO de IONTEC

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