¿Qué es un sistema GMAO?
Es un software para la gestión integral del departamento de mantenimiento, GMAO son las siglas de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador o conocido también por sus siglas en inglés CMMS (Computerized Maintenance Management System).
El GMAO es la plataforma que integran los departamentos de mantenimiento para el control de los equipos, el inventario, la órdenes de trabajo de los técnicos y sus indicadores, principalmente. Los sistemas GMAO se utilizan como el software de control total del departamento por la amplia gama de funcionalidades que incluye.
¿Qué debe incluir un GMAO?
Depende en gran parte de las necesidades de cada departamento de mantenimiento, pero cuando más definidos estén los procesos de mantenimiento mejor se puede definir el GMAO que se necesita.
Algunas de las funcionalidades habituales de un GMAO son:
- Gestión de activos
- Gravedades de máquinas
- Histórico de cambios
- Histórico de reparaciones
- Planificación de mantenimiento preventivo
- Órdenes de trabajo
- Gestión de anomalías
- Ajustes de frecuencia de intervenciones
- Gestión de solicitudes de fallos de máquina
- Solicitudes al departamento de mantenimiento
- Partes de avería
- Órdenes de trabajos imprevistos
- Gestión de repuestos
- Stocks optimizados
- Criticidad de repuesto
- Punto de compra
- Gestión del personal técnico
- Calendario
- Control horario
- Interfaz de comunicaciones
- Perfiles de usuario diferenciados según roles
- Aplicación para dispositivo móvil
- Posibilidad de trabajar offline
- Notificaciones y alertas
- Gestión de herramientas y EPI’s
- Auditorías
- Dashboard e indicadores personalizables
- Gestión de contratas
Todas estas funcionalidades deben estar integradas entre ellas, por ejemplo, si en una orden de trabajo se ha utilizado un repuesto, éste se debe descontar automáticamente del almacén y se debe actualizar el plan preventivo marcando la orden como ejecutada.
Siempre que se pueda, debe ser capaz de integrarse con los sistemas SCADAs de las plantas para que las alarmas que se produzcan lleguen rápidamente al GMAO para informar al técnico.
¿Cómo implantar un GMAO?
Primero hay que realizar un análisis de las necesidades identificadas del departamento de mantenimiento y preguntarse ¿Para qué? ¿Para quién? y ¿Con que objetivo?.
Normalmente los sistemas GMAO optimizan muchas de las tareas del departamento de mantenimiento ¿pero por dónde empezamos?
«Somos lo que hacemos día a día, de modo que la excelencia no es un acto sino un hábito»
Lo primero es comunicar a todos los técnicos la decisión de incorporar un GMAO al departamento de mantenimiento.
Todos tenemos cierta resistencias a los cambios. Normalmente (no solo en mantenimiento) se produce un rechazo cuando se introducen nuevos métodos de trabajo y hay que saber vender al equipo los beneficios que se obtienen con el cambio. Además, debemos acompañarlos en toda la implantación para resolver sus dudas y escuchar las opiniones y mejoras que propongan. Es necesario hacerlos partícipes del proceso.
Cuando implantas un GMAO es mejor descubrir e implantar las funcionalidades poco a poco y con un orden de prioridad para lograr una implantación completa.
- Inventariar todos los activos, añadir todos las máquinas a mantener de la planta al GMAO, incluir toda la información relevante que se tenga, intervenciones, histórico de reparaciones, árbol de máquina, toda la información que se ha guardo en cualquier otro formato es muy importante que se añada como histórico.
- Exportar el plan preventivo al GMAO si lo hay, de no ser así aprovechar la ocasión para crearlo. Es necesario programar la frecuencia de las intervenciones para que el GMAO vaya lanzando las órdenes de trabajo clasificadas.
- Una vez está definido e incluido el plan preventivo se debe implantar el módulo de órdenes de trabajo para que los técnicos anoten todas las incidencias que resuelven. Este es el comienzo para tener información útil para más tarde ser analizada.
- Lo siguiente es realizar un inventario de los repuestos e incluirlo en el GMAO. La optimización de los costes que permite la gestión de los repuestos es muy importante para el departamento.
- Por último, para cumplir una primera fase de implantación controlada hay que incorporar el módulo de la gestión del personal técnico. Además es una forma de orientar a los técnicos a la utilización del GMAO porque su calendario, horarios y comunicaciones solo los podrán encontrar dentro de él.
Estos son los módulos más importantes y básicos para realizar una implantación gradual, controlada y tranquila con el objetivo principal de que la transición de los técnicos sea fácil y poco intrusiva. De esta forma se asegura una implantación exitosa, cuando los usuarios ven los beneficios de su uso.
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